Projet de formation · Outil d'onboarding no-codeHeyBoss
Situation
Un onboarding qui tient dans un mail
Benjamin GUYOMARC'H et moi avons vécu le même onboarding raté. Tout tenait dans un mail, qu'on se transférait avec le nouveau mot de passe de l'imprimante. Le jour J, le nouvel arrivé attend ses accès et cherche ses documents. Passé la première semaine, plus personne ne revient vérifier. Et le manager ? Il refait la même checklist à chaque arrivée et découvre les problèmes trop tard.
Les outils du marché couvrent surtout les deux bouts. D'un côté, les logiciels RH des grands comptes, où l'onboarding n'est qu'un module. De l'autre, les outils de performance, qui arrivent après l'intégration. Notre cible : les start-up et PME organisées en équipes produit, assez grandes pour que l'onboarding informel craque et trop petites pour un logiciel RH lourd.
- 01Avant le jour J
- Rippling
- Workelo
- 02Jour J : matériel et accès
- Rippling
- Deel
- 03Du jour 1 au jour 90 : suivi et alertes
- Enboarder
- Deel Engage
- 04Après l'intégration
- Javelo
- Elevo
- Supermood
- 05Lien entre collègues
- Donut
- Qooper
Tâche
Deux personnes, un même dossier
« Quand j'accueille un nouveau collaborateur, je veux voir en un coup d'œil où en est son dossier, sans relancer personne, pour régler un problème avant qu'il pèse sur ses premières semaines. »
Nous avons écrit nos PersonaLe portrait d'un utilisateur type, écrit à partir d'observations, pour décider pour qui l'on conçoit. à partir de nos propres onboardings et de ceux de notre entourage, sans faire d'entretiens. Côté manager, une responsable de pôle produit veut un formulaire unique et l'état de chaque dossier en un coup d'œil. Côté collaborateur, un designer qui arrive après des mois de recherche d'emploi veut une checklist claire, et un suivi qui dure au-delà de la première semaine.
Deux semaines, c'est court. Nous avons gardé un seul processus : l'arrivée d'un collaborateur, suivie jusqu'à J+90. Le préboarding, le parrainage et l'espace RH sont restés hors du MVP.
- Tiré de notre vécuManager d'équipe produitAttend : Un formulaire unique, l'état de chaque dossier
- Tiré de notre vécuNouveau collaborateurAttend : Une checklist claire, un suivi après la première semaine
- Tiré de notre vécuResponsable RHAttend : Un espace dédié, laissé pour après le MVP
Action
Le parcours, du formulaire aux alertes
Cinq étapes, dans l'ordre où une arrivée les traverse, chacune montrée sur le produit réel.
Un seul formulaire : nom, prénom, poste, rôle, équipe. Faute de temps, c'est un formulaire AirtableUn tableur qui fonctionne comme une base de données. Chaque collaborateur y a sa ligne, et les autres outils viennent y lire et y écrire. natif plutôt qu'un écran Bubble. Construit par Benjamin GUYOMARC'H.
Le formulaire d'arrivée, rempli pour Julia. L'adresse e-mail est floutée. Le collaborateur reçoit un mail avec un lien de connexion valable 24 heures. Dès qu'il se connecte, son statut passe d'« Invité » à « En onboarding ».
Le mail d'invitation tel qu'il arrive, avec son lien de connexion. Créer son accès, déposer ses documents RH, découvrir l'organigramme, configurer ses outils, suivre son matériel. Chaque case cochée s'écrit directement dans la base.
La checklist de Julia, presque terminée : la barre suit chaque case cochée. Il répond sur le contrat, les conditions de travail, les outils et les pratiques, en citant ses sources. Sous un Score de pertinenceUne note de 0 à 1 qui dit à quel point un extrait de texte ressemble à la question posée. Plus elle est haute, plus l'extrait a de chances de répondre. de 0,70, il répond qu'aucun extrait ne convient.
Une question hors sujet : l'assistant le dit, et rappelle ce qu'il couvre. Quatre courts feedbacks : J+1, J+7, J+30, J+90. Le tableau de bord du manager résume l'équipe en cinq scores et signale chaque réponse basse avec son jalon, pendant que six détecteurs préviennent sur Discord quand un compte n'est pas créé ou qu'un document manque. Construit par Benjamin GUYOMARC'H.
Côté manager : cinq scores pour l'équipe, et les réponses basses en rouge, avec le jalon concerné.
Ce qui le distingue
- Airtable au centre
Une seule source de vérité
Bubble lit et écrit dans la base. n8n gère le temps et les notifications, sans jamais écrire à la place de l'interface.
- Seuil 0,70
Un seuil de pertinence
J'ai fixé ce seuil par des tests. Une vraie question obtient 0,719. Une question hors sujet, sur une recette de pizza, obtient 0,294. Sous 0,70, l'assistant le dit.
- Avant tout envoi
Les données personnelles masquées
Avant que la question parte vers le modèle, un numéro de téléphone, par exemple, est remplacé. À la sortie, la réponse est vérifiée.
- J+1 · J+7 · J+30 · J+90
Le ressenti séparé des alertes
Le feedback dit comment va le collaborateur. Le moteur d'alertes repère ce qui bloque. Dans notre comparatif, seul Deel Engage sépare aussi les deux.
Les choix techniques, et ce que j'ai écarté
- Bubble
- Airtable
- n8n
- Pinecone
- Claude Haiku
- Webflow
- 01
La case cochée écrit directement dans la base
Pour la checklist, Bubble écrit dans Airtable au moment du clic.
ÉcartéPasser par un WebhookUne adresse qu'un outil appelle pour prévenir un autre outil qu'il s'est passé quelque chose. C'est un intermédiaire de plus, qui peut tomber en panne. n8n à chaque case cochée.
- 02
Découper la convention Syntec par sections
J'ai comparé deux découpages sur les mêmes questions. Le découpage automatique trouvait des extraits un peu plus proches (0,755 contre 0,719), mais sans dire d'où ils venaient. Par sections, chaque réponse cite son article.
ÉcartéLe découpage automatique à taille fixe, à peine plus précis et impossible à tracer.
- 03
Un tunnel pour exposer n8n
n8n tournait sur un poste, ouvert au web par un tunnel Cloudflare, gratuit et suffisant pour une démo.
Écarténgrok et un serveur gratuit Oracle Cloud. Limite assumée : en l'état, de vrais collaborateurs ne pourraient pas s'en servir.
Résultat
Ce que le test a prouvé
Le 12 août, Benjamin GUYOMARC'H a rejoué le parcours avec une fiche de test : inscrite à 9 h 56, invitée à 9 h 58, en onboarding à 10 h 00, puis onboardée. Quatre minutes, sans un geste manuel. L'assistant, lui, a reçu 49 questions en 19 sessions, et sa réponse arrivait en 3,3 secondes en médiane.
Aucun collaborateur réel n'a vécu 90 jours dans le système : les jalons tardifs reposent sur un jeu de données préparé. Sur les dix indicateurs définis, six sont calculés, mais seulement sur ces données de test. Sur de vraies arrivées, il aurait fallu suivre deux choses : la part des nouveaux prêts dès leur arrivée, et le délai entre une alerte et la réaction du manager.
Ce qui marche · 6
- ✓Formulaire d'arrivée côté manager
- ✓Invitation et changement de statut automatiques
- ✓Checklist du collaborateur, écrite dans la base
- ✓Assistant sur la convention Syntec, avec seuil et sources
- ✓Feedbacks de J+1 à J+90 et moteur d'alertes
- ✓Tableau de bord du manager en cinq scores
Ce qui manque · 4
- ○Cloisonner les données côté Airtable
- ○Héberger n8n en continu
- ○Préboarding dans l'application
- ○Brancher l'assistant sur les documents de l'entreprise
- 29 juil.Preuve de conceptFait
- 3 au 12 aoûtMVP 1Fait
- 12 aoûtParcours testé en 4 minutesFait
- 13 au 15 aoûtMVP 2 : feedbacks et alertesFait
- 31 aoûtDossier de projet remisFait
Ce que j'en retiens
Le no-code ne remplace pas l'agentic UI, il s'y ajoute. Bubble, Airtable et n8n ont porté l'outil ; l'assistant IA n'avait plus qu'à répondre. Les deux se construisent ensemble, en deux semaines.
Autres labs
- Antidote OSSystème de pilotage personnelLe système de pilotage qui me permet de suivre une dizaine de projets avec des agents IA. Un tableau de bord fait le point chaque matin, et des garde-fous vérifient le travail des agents avant qu'ils ne le déclarent fini.
- Collaborative PromptingÉditeur de prompts collaboratifUn éditeur pour écrire un prompt comme un document : bloc par bloc, à plusieurs, avec une IA qui propose un premier jet qu'on garde, réécrit ou refuse.
- PolitikDonnées publiques et politiqueUn site qui met à plat les données publiques de data.gouv.fr : qui gouverne, qui possède les médias, combien coûte la fraude sociale. Chaque chiffre porte sa source et son niveau de fiabilité, pour se faire son propre avis.
