Ministère des Armées (MINARM) · 2024 · PublicTACITE
Conception de TACITE IV, la refonte de l'outil qui organise depuis 2003 les voyages professionnels du ministère des Armées. Son accueil part désormais de ce que l'agent vient faire.
L'enjeu : redessiner un outil qui concerne environ 270 000 militaires et civils, sans l'arrêter, avant le changement de prestataire voyage prévu fin 2026.
270KPersonnels concernés
- UX UI
- Product design
Situation
Un menu rangé comme l'organigramme technique
En mai 2024, le ministère passe commande. TACITE est jugé obsolescent : pour fonctionner au-delà de 2026, son code doit être réécrit. L'échéance vient du marché des voyages, renouvelé fin 2026 ou début 2027, et le futur outil doit pouvoir changer d'agence et de moteur de réservation sans tout reprendre. La commande ajoute une occasion : revoir l'ergonomie et l'accessibilité d'après les retours des utilisateurs, la gendarmerie en tête.
En vingt ans, TACITE a tout absorbé : billetterie, ordres de mission, liquidation des factures, lien avec les agences de voyage et avec les systèmes financiers de l'État. Le menu suit ces modules techniques (« Module SBT », « Module BUT ») et pas le travail des agents. Les statuts sont écrits dans la langue du système, comme « approvalApproveKO ». Des fonctions que plus personne n'utilise restent là, à contourner. Ni le RGAALe référentiel français d'accessibilité numérique. Il liste les critères qu'un site public doit respecter pour être utilisable par les personnes handicapées. ni le DSFRLe système de design de l'État français : une boîte de composants et de règles visuelles communes à tous les sites publics. Il garantit qu'un site de l'administration ressemble aux autres et se lit de la même façon. n'étaient suivis.
Entretiens, observation de l'usage réel, ateliers : tout a fait remonter les mêmes irritants. Une navigation rigide, sans aucun filtre. Trop d'informations à l'écran, et des statuts illisibles.
- Mise en service de l'outil
- 2003
Tâche
Ne plus demander à l'agent où c'est rangé
L'agent part de ce qu'il vient faire. La complexité reste, mais elle change de côté : du sien vers celui du système.
Le cadre : une étude de quatre mois, lancée le 29 août 2024. Elle devait livrer les maquettes du futur outil, avec un document d'architecture et des spécifications, pour que le ministère puisse chiffrer la refonte avant de lancer le développement. À la réunion de lancement, quatorze personnes côté ministère, des gendarmes aux colonels, et neuf côté Luminess.
Ma part, en binôme avec une directrice artistique UX/UI, couvrait la recherche utilisateur, l'animation des ateliers, l'Architecture de l'informationLa façon de trier, nommer et ranger les contenus d'un site pour qu'on y trouve ce qu'on cherche. Elle se décide avant le moindre écran dessiné., les WireframeLe plan d'un écran en noir et blanc, sans couleurs ni images. Il montre où va chaque élément avant de soigner l'apparence. et les maquettes finales. Le code revenait ensuite à une équipe Symfony.
- 01
Un calendrier tenu par le marché
Le ministère l'a dit dès le lancement : le prochain contrat avec une agence de voyage dépend de cette étude. Les maquettes devaient être validées mi-décembre.
- 02
Un service qu'on ne coupe pas
Personne ne peut débrancher TACITE. La refonte devait alléger un système en marche.
- 03
Des profils qui ne se ressemblent pas
Gérer des crédits, administrer, liquider des factures : trois métiers dans le même outil. Une version par profil aurait fini par diverger.
- 04
Un cadre de sécurité serré
L'outil touche aux finances et aux déplacements d'un ministère. La gestion des droits devait être renforcée, et mes méthodes s'adapter à ce cadre.
Action
Chaque écran passe en atelier avant d'exister
La conception a tenu du 9 septembre au 16 décembre 2024, avec deux ateliers UX par semaine et une restitution hebdomadaire. Un créneau fixe, de 9 h à 10 h 30, a été bloqué jusqu'à la fin de l'année. Chaque atelier gardait 8 à 10 participants. Pas plus.
Un thème après l'autre, sur deux pistes
Le travail avance sur deux pistes en parallèle : l'administration d'un côté (entités, utilisateurs, délégation, états), les utilisateurs de l'autre (allocations, réservations, engagement, certification, liquidation). Chaque thème s'ouvre par un atelier fonctionnel avec le ministère et dure deux à trois semaines.
Le planning de conception. Un atelier fonctionnel ouvre chaque thème, une réunion tombe chaque semaine, et la validation des maquettes est fixée au 16 décembre. Le DSFR choisi en atelier, limites comprises
Le 17 septembre, un atelier UI a tranché l'apparence de l'outil, et la question de fond : suivre le DSFR ou non. Nous avions comparé des sites publics qui utilisent déjà le DSFR, ceux des armées, de la Justice ou des outils beta.gouv, puis présenté trois orientations. La conformité l'a emporté. Le prix était connu : peu de place pour une identité propre, et quelques composants à adapter. Tout a ensuite été monté dans Figma avec les composants du DSFR, en ResponsiveUn écran qui se réorganise de lui-même selon la taille de l'appareil, de l'ordinateur au téléphone., l'accessibilité vérifiée écran par écran.
Présentée en atelier UI le 17 septembre 2024, la grille qui a servi à trancher : le ministère a choisi le DSFR en connaissant ses limites. Des personas tirés des ateliers
Les entretiens et un benchmark d'outils publics comparables ont donné des PersonaLe portrait d'un utilisateur type, écrit à partir d'observations, pour décider pour qui l'on conçoit. : gestionnaire de crédit, administrateur central, liquidateur. Chacun porte ses attentes, ses freins, ses scénarios. Ces scénarios sont devenus les entrées de l'accueil.
Le persona du gestionnaire de crédit. Ses scénarios d'utilisation sont devenus, presque mot pour mot, les tuiles de l'accueil. (Nom et photo remplacés.) L'écran actuel posé à côté de la proposition
Dès le 1er octobre, l'atelier UX montrait chaque écran actuel face à sa proposition, pour l'administrateur central comme pour le gestionnaire de crédits. Le but affiché : recueillir les premières réactions et itérer le plus de fois possible. Sur le nivellement des allocations, le long tableau devient une liste paginée, triable par colonne, avec l'année de gestion en sélecteur et une aide à portée de clic.
Présenté en atelier UX le 1er octobre 2024 : l'écran de nivellement des allocations, avant et proposé. (Montants de l'ancien écran floutés ; ceux de la proposition sont fictifs.) Une hiérarchie qu'on déplie
Chez l'administrateur, les entités forment un arbre : les grandes branches (Armée de l'Air, Marine, Gendarmerie…), puis leurs suppléants, puis les sous-suppléants. Chaque niveau a sa couleur. Une sous-entité s'ajoute à l'endroit même où elle se range.
La gestion des entités dans TACITE IV. La hiérarchie des délégations se lit d'un coup d'œil, niveau par niveau. (Nom de l'administrateur fictif, codes d'entités floutés.) Une seule interface pour tous les profils
Tous les profils partagent les mêmes écrans, ce qui évite une version par profil à maintenir. Les écrans complexes reçoivent des aides contextuelles, des filtres et des fenêtres de recherche et d'édition.
Supprimer plutôt qu'habiller
Un atelier a servi à lister les fonctions devenues inutiles. Elles ont été retirées, jamais redessinées, et l'outil comme son code en sortent plus légers.
Le dispositif
- Durée
- Août à décembre 2024 : lancement le 29 août, conception du 9 septembre au 16 décembre, restitution le 19 décembre à Brest.
- Ateliers
- Deux ateliers UX par semaine avec les utilisateurs finaux, plus une restitution hebdomadaire.
- Volume
- 285 écrans conçus en responsive.
- Outils
- Figma, DSFR comme bibliothèque de composants.
- Équipe
- Conception en binôme avec une directrice artistique UX/UI, au sein d'une équipe Luminess de neuf personnes, face à une quinzaine d'interlocuteurs du ministère. Le développement, prévu en Symfony, est hors périmètre design.
- Rôle
- Product Designer et UX Designer : recherche utilisateur, facilitation d'ateliers, architecture de l'information, user flows, wireframes, kit UI DSFR, maquettes finales.
Résultat
Un accueil qui commence par « Vous souhaitez… »
L'étude est livrée. Elle compte 285 écrans conçus en responsive et passés en atelier, avec la validation des maquettes fixée au 16 décembre et une restitution le 19 décembre 2024 à Brest. Elles accompagnent les spécifications qui servent au ministère à estimer le coût du chantier et à préparer son prochain appel d'offres voyage.
Sur l'accueil de celui qui gère les crédits, le menu par modules a disparu. Il lit « Vous souhaitez… », puis cinq actions écrites dans ses mots à lui : mettre en place, niveler, suivre les allocations, suivre l'état de consommation, l'année de gestion.
- Écrans conçus en responsive
- 285
- Ateliers UX par semaine avec les utilisateurs finaux
- 2
Ce qui n'est pas mesuréMon périmètre s'arrête aux maquettes. La commande prévoyait le développement de fin 2025 à l'été 2026. Aucune mesure d'usage (prise en main, erreurs, satisfaction) n'existe à ce jour, donc le résultat se juge sur ce qui a été conçu.
Ce que j'en retiens
Sur un outil que personne ne peut arrêter, le plus utile a été d'enlever : les fonctions mortes, les variantes par profil, les mots du système. Et avant de construire un écran, je le faisais valider par ceux qui s'en servent.
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